【実践】タスク管理を基礎から実践してみてる話【準備編】

やってみた

こんにちは。きしめんです。

先日、タスク管理の基礎を学びながら実践しているという話をしました。

【実践】『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!タスク管理超入門』でタスク管理の基礎を学ぼう!
こんにちは。きしめんです。先日から自分なりにタスク管理を始めてみた私です。(参考記事)ですが、なんとさっそく挫折しております!自分なりにタスク管理をし始めたものの、メンタル的に落ち込んでしまっていると続かなかった...

こちらだいぶカタチになってきましたので、経過報告をしようかと思います。

 

①タスクを集める

まずはやるべき、やりたいと思っているタスクをひたすら書き出してみました。

こちら手書きで書き出していったのですが、レポート用紙3枚がみっちり埋まる量になりました。

こうして俯瞰できるようになると、その量に「うへぇ」ってなったりしましたが、まだまだこれからです。

ここから、本当に管理すべきタスクはどれかを絞っていきます。

 

②タスクを処理する

書き出したタスクのなかから、管理すべきものを抽出していきます。

たとえば、いずれやりたいと思っているけれど、すぐには取り掛かれないものやモチベーションが上がらないものは「やりたいことリスト」に入れて、タスクからはいったんはずしました
また、タスクが大きくて作業が漠然としているものは、細かく分解して手を付けやすい作業レベルに落とし込みました

ほかにも、自分ではなく誰かにお願いしてみたり、すぐに終わるような小さいものはその場ですぐやるようにしてみたりして、削ったり小さくしたりの処理を行いました。

レポート用紙3枚分みっちりだったのが、2枚半くらいにまで減りました。
(それでも多いのは変わらないじゃん!というツッコミ待ちです^^)

 

③タスクを整理する

次に、タスクを整理していきます。

タスクの整理とは、具体的にいうとどの順番でどのように実行していくかを考えること。つまり、実行しやすいようにタスクを並び替えていくことです。

タスクには、毎日繰り返し行うものとそうでないものがあったりします。
また、「今日はこれだけ!」というリストを作って、ほかのタスクは別の日にこなすようにする、と決めてしまうと集中しやすくなりますし、こんがらがってしまうことも減りますね。

時間帯によってできるタスクとできないタスクも出てくると思います。

そういったことを考慮してタスクを整理していくのです。

わたしの場合は、毎日こつこつ続けたいタスクをまずルーチンとして組み込んで、やる順番に並べました。
順番決めもある程度ルールを決めています。これはのちほど紹介しますね。

ルーチンとは別に、クローズドリストをつくって、その日やるべき・やりたいタスクを一覧化。
あとは、ルーチンタスクの合間にクローズドリストのタスクを入れ込んでいくのです。

また、わたしはタスク管理しやすくするために、TaskChuteCloudというタスク管理ツールを利用しています。

TaskChute Cloud | 時間の使い方が変わるツール
タスクシュート時間術のWeb版!「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」(技術評論社)や「TaskChute」や「Taskuma」でお馴染みのタスクシュート時間術をWebで実行できるようにしました。タスクシュート時間術の生みの親であるシゴタノ!大橋さんに監修いただきました。開発者はTaskChuteヘヴィーユーザー...

それぞれのタスクにかかる時間を測ることもできますし、設定次第でカテゴリごとにかかった時間を確認することができます。
上から順番にタスクをこなしていけばいいので、やる忘れも防ぎやすく、重宝しています。

 

時間割をつくろう!

先ほど、ルーチンタスクの順番にある程度ルールを決めているといいました。

わかりやすく言うと、ざっくりとした時間割を自分なりに決めているのです。

具体的には以下の通りになります。

①6時~10時(目覚めと家事の時間)
 主に起床直後、家事タスクをする時間
②10時~13時(仕事の時間)
 主に重要タスク、仕事タスクをする時間
③13時~16時(休息と運動の時間)
 休憩をはさみ、運動や頭を使わない作業をする時間
④16時~19時(趣味の時間)
 やりたいことや趣味をする時間
⑤19時~22時(記録と就寝の時間)
 日記などの記録や振り返りを行い、就寝準備をする時間

このざっくりルールに従ってルーチンを並べて、さらにその合間にクローズドリストのタスクを入れ込むようにしています。

わたしにとって午前中からお昼過ぎまでが最も集中しやすい時間となっているので、やるべきことはなるべく午前中に固めることにしました。
また、趣味の時間をあえて設けておくことで、もし午前中のタスクの時間が延びてずれ込んでも、趣味の時間を削って対応できるようにして、無理が発生しないようにしてみました。

こうした時間の区切りを決めてみたことで、かなりタスクを整理しやすくなりました。

 

そしてタスク管理は続く

さて、ここまでがタスク管理の準備になります。
そう、なんとまだ「管理」にまでには至っていないのです…!

ただ、逆に言えば、ちゃんとタスク管理を実践しようとするとこうした準備が必要になるのです。
ここまでやって初めて、上手くタスク管理できるようになります。

まずはこの自分で組んだ時間割を実践してみてどうなるか…
まだまだわたしのタスク管理実践は続きます。